Проформа-инвойс и коммерческий инвойс: различия и инструкции по заполнению

Вопросы терминологии

В мире международной торговли существует множество специализированных терминов, которые могут вызывать путаницу. Понимание того, что из себя представляет каждый из них, поможет исключить ошибки в документообороте. Поговорим о таком популярном термине, как инвойс, и о том, в чем разница между его видами. Обратите внимание, что инвойсы можно использовать для отправки автотранспортом, ж/д транспортом или любым другим способом.

• Инвойс

  — детализированный счет-фактура, выставляемый продавцом покупателю, он содержит полные данные о проданных товарах. Этот документ можно считать основанием для перевода денег, он необходим в бухгалтерском учете. Аналогом инвойса в России можно считать счет на оплату.

Инвойс — это общее название для счетов, то есть и никакого значимого отличия инвойса от проформа-инвойсов нет: первое понятие включает в себя второе.

• Проформа-инвойс

  — что это такое? Так называют предварительный инвойс, создаваемый до осуществления сделки. Он содержит те же данные, что и обычный инвойс, но не является требованием к оплате. Проформа регулярно используется для таможенных или лицензионных процедур. Также он может оформляться на частично оплаченный груз или на гуманитарную помощь, выставочные образцы — на продукцию, которая не требует оплаты.

  Частые ситуации, когда используется проформа-инвойс:

  • перевозка товаров с одного склада на другой, с которого будет осуществляться комиссионная продажа;
  • отправка товаров, не требующих оплаты, например, выставочных образцов;
  • поставка сырья, которое далее будет переработано;
  • перевозка товара на аукцион.

Александр Баранов, эксперт по международной торговле:

«Проформа-инвойс часто воспринимается как формальность, однако его роль в предварительном урегулировании условий сделки крайне важна. Он не только формализует детали предстоящей транзакции, но и служит инструментом для обсуждения и корректировки условий доставки и оплаты между сторонами, что помогает избежать споров и недопонимания в будущем».

• Коммерческий инвойс

  — это официальное подтверждение сделки. Коммерческий инвойс включает всю необходимую информацию о товарах, цене на них, о сторонах сделки и условиях доставки. Этот документ необходим для таможенного оформления.

Важно не путать эти виды инвойсов, так как каждый из них выполняет определенную функцию в процессе купли-продажи и имеет юридическую значимость.

Основные этапы торговой операции: документы и диалог

Рассмотрим пример типичной сделки, чтобы понять, как происходит взаимодействие между покупателем и продавцом, а также как используются ключевые документы: проформа-инвойс, инвойс и коммерческий инвойс.

Этапы сделки:

• Запрос предложения.

  Покупатель направляет продавцу запрос на предложение товаров. Это первый шаг, который запускает коммуникацию между сторонами.

• Выставление проформа-инвойса.

  Откликаясь на запрос, продавец отправляет покупателю проформа-инвойс. Проформа-инвойс не требует оплаты, но служит основанием для дальнейшего заключения сделки и может использоваться для получения лицензий.

• Подтверждение заказа.

  После того как покупатель изучает проформа-инвойс и все условия устраивают обе стороны, покупатель подтверждает заказ, после чего продавец начинает подготовку товара к отгрузке.

• Отгрузка товара.

  Продавец отправляет товар и выставляет коммерческий инвойс, который является окончательным документом, подтверждающим факт сделки. Этот документ необходим для таможенного оформления и служит основанием для бухгалтерского учета.

• Оплата.

  Покупатель осуществляет оплату согласно условиям, указанным в коммерческом инвойсе.

• Поставка и приемка товара.

  Покупатель принимает товар, проверяет его на соответствие заявленным характеристикам и условиям, указанным в коммерческом инвойсе. В случае несоответствия данные в коммерческом инвойсе могут стать основанием для претензий.

Валентина Круглова, специалист по логистике:

«Коммерческий инвойс необходим не только для бухгалтерского учета, но и для таможенного оформления. Правильно составленный коммерческий инвойс ускоряет процесс таможенной очистки, поскольку является основным документом, подтверждающим стоимость товара и условия его доставки, что критично для расчета таможенных платежей и налогов».

Основные требования к инвойсам в РФ

На данный момент четких правил по оформлению инвойсов нет, поэтому можно использовать любой образец. Однако по решению Арбитражного суда Новгородской области по делу № А44-996/2007 от 2 августа 2007 г. для всего товара, ввозимого в РФ, необходимо готовить перевод инвойса.

Если проформа-инвойс используется для каких-то официальных работ, например, для сопровождения безвозмездного отправления, он также должен быть составлен на двух языках. Если документ используется только для достижения договоренностей между компаниями и составления коммерческого инвойса, официальный перевод на русский можно не делать.

Несмотря на то, что единой формы для инвойсов нет, существует негласное правило, по которому для работы используют образец, рекомендованный ЕЭК ООН (Рекомендация №6, Женева, 09 1983 г.). По этой форме в документе должны быть следующие данные:

• Перечисление товаров с подробным описанием, включая количество в единицах и вес в килограммах и граммах, а также общий вес
• Информация о виде упаковки, например коробка, конверт или пакет
• Полные данные о продавце и покупателе: имена, адреса, реквизиты компаний, номер телефона покупателя
• Указание страны происхождения товара, такой как Россия, и страны отправления, например Китай
• Детали поставки по терминам Инкотермс 2010, включая такие условия, как DAP или DDP
• Присутствие утверждения о том, что информация, предоставленная грузоотправителем, является достоверной и правильной
• Указание валюты расчетов, такой как доллар, а также цена 1 товара и общая сумма
• Если используются услуги посредника, включается его наименование, данные о регистрации и реквизиты
• Дата и время выдачи инвойса

Инвойс обязан подписывать только продавец. Также документ заверяется печатью. Подпись покупателей в инвойсе не требуется. Исключение — если вы хотите внести изменения в уже готовый документ, это делается только по согласованию обеих сторон.

Как правильно заполнить инвойсы — чек-лист для новичка

Чтобы обеспечить успешную и безопасную международную поставку товаров, важно тщательно и правильно заполнить инвойс. Ниже представлен чек-лист, который поможет новичкам избежать распространенных ошибок при заполнении инвойсов и ускорить процедуру доставки и таможенной очистки товаров.

• Проверка данных.

  Убедитесь, что информация о продавце и покупателе (наименование, адрес, реквизиты) совпадает с данными в других документах.

• Детализация товара.

  Внесите полное описание товара, указывая его наименование, количество, вес и цену за единицу. Укажите страну происхождения и страну отправления товара. Список данных, которые нужно указать, мы перечисляли в разделе выше.

• Обязанности и подтверждения.

  Проверьте наличие всех обязательных подписей и печатей. Внесите дату и время выдачи инвойса.

• Языковые и юридические аспекты.

  Составьте инвойс на английском языке. Удостоверьтесь, что инвойс содержит все юридически необходимые пункты и сведения, включая правильное описание товара согласно таможенным правилам.

• Транспорт и логистика.

  Укажите номер телефона для связи в международном виде. Заполните раздел о транспортных расходах, если это предусмотрено договором.

• Дополнительные копии и документация.

  Подготовьте несколько копий инвойса для разных сторон (таможня, покупатель, продавец).

Заполнение инвойсов — процесс, требующий внимания к деталям и понимания международных торговых и таможенных процедур. Чтобы минимизировать риски ошибок и задержек в доставке, рекомендуем поручить эту задачу специалистам. Компания China Star — ваш надежный партнер по работе с Китаем, предлагающий профессиональные услуги в области международных перевозок, выкупа товаров и работы с китайскими маркетплейсами.

Работая с 2017 года, мы накопили значительный опыт в сфере закупок и логистики на китайском рынке. Наша команда готова помочь на всех этапах — от знакомства с рынком до оптимизации поставок в Россию. Открытость, доверие и профессионализм — вот основы, на которых строится наше сотрудничество с клиентами. Читайте подробнее о нас и обращайтесь с вопросами!